認(rèn)證機(jī)構(gòu)受理多場(chǎng)所組織的管理體系審核是常有的事情。因?yàn)槠髽I(yè)涉及的多場(chǎng)所組織形形色色,多場(chǎng)所如何抽樣,即使是理解相關(guān)的認(rèn)證認(rèn)可規(guī)則且掌握審核抽樣方法,有時(shí)也會(huì)遇到一些棘手的問(wèn)題。
因此,對(duì)于多場(chǎng)所組織,該如何理解認(rèn)證認(rèn)可規(guī)則、如何分析多場(chǎng)所組織是個(gè)實(shí)踐中經(jīng)常遇到的問(wèn)題。筆者采取理論認(rèn)識(shí)和實(shí)例分析相結(jié)合的方式,提出多場(chǎng)所組織抽樣的方法,為認(rèn)證機(jī)構(gòu)和審核員開(kāi)展多場(chǎng)所組織的管理體系審核,提供一些思考和借鑒。
一、什么是“多場(chǎng)所組織”
準(zhǔn)確理解“多場(chǎng)所組織”,需要理解場(chǎng)所、多場(chǎng)所、常設(shè)場(chǎng)所、臨時(shí)場(chǎng)所等基本概念。
首先,要思考什么是場(chǎng)所。這一概念在CNAS-CC 11《多場(chǎng)所組織的管理體系審核與認(rèn)證》3.1.1中給出了說(shuō)明:場(chǎng)所可以包括所有土地,在其上的特定地點(diǎn)實(shí)現(xiàn)組織所控制的過(guò)程、活動(dòng),包括任何相關(guān)聯(lián)或附屬的倉(cāng)庫(kù),用以儲(chǔ)存原材料、副產(chǎn)品、中間產(chǎn)品、最終產(chǎn)品和廢料,以及上述過(guò)程、活動(dòng)涉及的任何固定的或活動(dòng)的設(shè)備或設(shè)施。另外,如果法律有要求,場(chǎng)所的定義應(yīng)以國(guó)家或地方的相關(guān)注冊(cè)登記制度的定義為準(zhǔn)??梢钥闯?,場(chǎng)所需要有一個(gè)特定的地點(diǎn),這個(gè)地點(diǎn)需要開(kāi)展相應(yīng)的過(guò)程和活動(dòng),可能會(huì)有相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施、原材料和產(chǎn)成品等;同時(shí),這個(gè)場(chǎng)所地點(diǎn)需要有一個(gè)明確的地址描述,地址描述以國(guó)家或地方的相關(guān)注冊(cè)登記制度的定義為準(zhǔn)。
其次,要理解“多場(chǎng)所組織”的定義。在CNAS-CC 11《多場(chǎng)所組織的管理體系審核與認(rèn)證》2.4對(duì)其給出了定義:某單一管理體系覆蓋的一個(gè)組織,其構(gòu)成包括經(jīng)識(shí)別的中心職能以及多個(gè)場(chǎng)所,中心職能(并不必須是組織的總部)對(duì)某些過(guò)程、活動(dòng)進(jìn)行策劃和控制,在多個(gè)場(chǎng)所(常設(shè)的、臨時(shí)的或虛擬的)中這些過(guò)程、活動(dòng)得到全部或部分實(shí)施。從定義來(lái)看,需要理解兩個(gè)關(guān)鍵詞,一個(gè)是“單一管理體系”,一個(gè)是“中心職能”。“單一管理體系”是指組織的運(yùn)行服從于統(tǒng)一的一個(gè)管理體系,“統(tǒng)一的一個(gè)管理體系”是指組織可能建立和實(shí)施一個(gè)管理體系標(biāo)準(zhǔn)或多個(gè)管理體系標(biāo)準(zhǔn)。因此,認(rèn)證機(jī)構(gòu)會(huì)受理建立一個(gè)或多個(gè)管理體系標(biāo)準(zhǔn)的多場(chǎng)所組織。在CNAS-CC 11《多場(chǎng)所組織的管理體系審核與認(rèn)證》2.5給出了“中心職能”定義是:“中心職能是指對(duì)管理體系負(fù)責(zé)并對(duì)管理體系集中控制的職能”,因此多場(chǎng)所組織是中心職能領(lǐng)導(dǎo)控制,并按照中心職能要求下建立一個(gè)統(tǒng)一的管理體系。
第三,既然是多場(chǎng)所組織,多個(gè)場(chǎng)所就存在多個(gè)地點(diǎn),每個(gè)地點(diǎn)可能有全部(或)部分的活動(dòng)或過(guò)程,自然會(huì)存在常設(shè)場(chǎng)所和或臨時(shí)場(chǎng)所的情況。在CNAS-CC 11《多場(chǎng)所組織的管理體系審核與認(rèn)證》2.2和2.3中提出:常設(shè)場(chǎng)所是指客戶組織持續(xù)進(jìn)行工作或提供服務(wù)的場(chǎng)所(有形的或虛擬的)。臨時(shí)場(chǎng)所是客戶組織為在有限的時(shí)期內(nèi)進(jìn)行特定工作或服務(wù)而設(shè)立的場(chǎng)所(有形的或虛擬的),且該場(chǎng)所不準(zhǔn)備作為常設(shè)場(chǎng)所。
基于以上分析,我們可以理解為:多場(chǎng)所組織是指有中心職能且建立統(tǒng)一的一個(gè)或多個(gè)管理體系標(biāo)準(zhǔn),存在多個(gè)地點(diǎn),每個(gè)地點(diǎn)可能有全部或部分的活動(dòng)或過(guò)程,這些場(chǎng)所可能是常設(shè)多場(chǎng)所,也可能是臨時(shí)多場(chǎng)所,還有可能同時(shí)存在常設(shè)多場(chǎng)所和臨時(shí)多場(chǎng)所。
在CNAS—CC 11《多場(chǎng)所組織的管理體系審核與認(rèn)證》提到:一個(gè)多場(chǎng)所組織可以包含一個(gè)以上的法律實(shí)體,但該組織的所有場(chǎng)所應(yīng)與該組織的中心職能具有法律或合同聯(lián)系,并服從于單一管理體系;該管理體系應(yīng)由中心職能制定、建立并服從于中心職能的持續(xù)監(jiān)督和內(nèi)部審核,中心職能有權(quán)要求任何場(chǎng)所在必要時(shí)采取糾正措施。因此,認(rèn)證機(jī)構(gòu)與客戶組織進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談時(shí)需要對(duì)“多場(chǎng)所組織”進(jìn)行全面了解,先判定申請(qǐng)認(rèn)證的組織是否為“多場(chǎng)所組織”。
初步判定申請(qǐng)認(rèn)證組織是多場(chǎng)所組織的3個(gè)基本條件:有中心職能存在;中心職能統(tǒng)一策劃管理體系;進(jìn)行集中的管理評(píng)審,服從組織的內(nèi)部審核程序。當(dāng)同時(shí)滿足這3個(gè)條件后,再運(yùn)用以下9個(gè)原則來(lái)了解多場(chǎng)所組織的現(xiàn)狀:
中心職能是組織的一部分并且不應(yīng)被分包給外部的組織;
中心職能是僅處于某個(gè)單一場(chǎng)所,還是會(huì)在多個(gè)場(chǎng)所辦公;
中心職能的活動(dòng)和過(guò)程、業(yè)務(wù)范圍及地點(diǎn)、有效人數(shù)、相應(yīng)的法律地位及資質(zhì)要求;
各個(gè)場(chǎng)所與中心職能的關(guān)系,如是總公司與子公司的關(guān)系,還是總公司與分公司的關(guān)系等;
各個(gè)場(chǎng)所其活動(dòng)和過(guò)程、業(yè)務(wù)范圍、地點(diǎn)、有效人數(shù)、倒班模式、法律地位及資質(zhì)要求;
各個(gè)場(chǎng)所是常設(shè)場(chǎng)所還是臨時(shí)場(chǎng)所;
中心職能和各個(gè)場(chǎng)所的活動(dòng)和過(guò)程,哪些存在非常相似的過(guò)程,哪些不存在非常相似的過(guò)程。
二、多場(chǎng)所抽樣 多場(chǎng)所審核抽樣的前提是基于可獲得信息的有限樣本,且必須證實(shí)管理體系有能力讓所有參與的場(chǎng)所達(dá)到預(yù)期結(jié)果。因此,結(jié)合多場(chǎng)所組織的實(shí)際情況,首先從適用于哪種抽樣方式開(kāi)始考慮,確定場(chǎng)所審核抽樣的方法: (一)三種情況的抽樣 第一種情況,當(dāng)多場(chǎng)所組織的每個(gè)場(chǎng)所均實(shí)施非常相似的過(guò)程、活動(dòng)時(shí),此種情況可進(jìn)行多場(chǎng)所抽樣。 每次審核最少訪問(wèn)的場(chǎng)所數(shù)量如下: 初次認(rèn)證審核:樣本量(Y)應(yīng)為場(chǎng)所數(shù)量(x)的平方根,計(jì)算結(jié)果向上取整為最接近的整數(shù),即Y=√x ; 監(jiān)督審核:年度的抽樣量應(yīng)為場(chǎng)所數(shù)量的平方根乘以 0.6 ,計(jì)算結(jié)果向上取整為最接近的整數(shù),即Y=0.6√x ; 再認(rèn)證審核:樣本量應(yīng)與初次審核相同。然而,如果證明管理體系在認(rèn)證周期中是有效的,樣本量可以減少至乘以系數(shù)0.8,計(jì)算結(jié)果向上取整為最接近的整數(shù),即Y=0.8√x 。 第二種情況, 當(dāng)多場(chǎng)所組織存在以下幾種情況時(shí),多場(chǎng)所不能抽樣: 所有場(chǎng)所實(shí)施的過(guò)程、活動(dòng)與管理體系的范圍有關(guān)且存在顯著差別; 客戶要求對(duì)每個(gè)場(chǎng)所審核; 有專門的方案或法規(guī)要求規(guī)定了系統(tǒng)性地對(duì)每個(gè)場(chǎng)所審核。如食品安全管理體系審核,不允許抽樣,每個(gè)多場(chǎng)所都需要被抽到。 上述情況下,初次認(rèn)證審核和再認(rèn)證審核應(yīng)包括所有場(chǎng)所。在監(jiān)督審核中,應(yīng)在每個(gè)日歷年覆蓋30%的場(chǎng)所(向上取整至整數(shù))。每次審核都包括中心職能。第二次監(jiān)督審核選取的場(chǎng)所通常不同于第一次監(jiān)督審核所選取的場(chǎng)所。認(rèn)證機(jī)構(gòu)審核方案的設(shè)計(jì)應(yīng)確保在認(rèn)證范圍覆蓋的所有過(guò)程在每個(gè)周期內(nèi)被審核到。如果已獲證的企業(yè)在認(rèn)證證書有效期內(nèi)增加一個(gè)新場(chǎng)所,除了在審核方案中策劃監(jiān)督之外,新場(chǎng)所應(yīng)在被增加到證書中之前被審核到;在新場(chǎng)所納入證書后,認(rèn)證機(jī)構(gòu)確定后續(xù)監(jiān)督或再認(rèn)證審核的審核時(shí)間應(yīng)將新場(chǎng)所與以前的場(chǎng)所累積計(jì)算。 第三種情況,存在多場(chǎng)所組織處于上面兩種情況之間,它們的一部分場(chǎng)所運(yùn)行存在相似的過(guò)程、活動(dòng),而其他場(chǎng)所特殊,不存在相似的過(guò)程、活動(dòng)(如產(chǎn)品或服務(wù)不同)。此種情況下,存在相似的過(guò)程、活動(dòng)的場(chǎng)所可以按照本文中的第一種情況進(jìn)行抽樣;存在不相似的過(guò)程、活動(dòng)的場(chǎng)所可以按照本文中的第二種情況考慮。 (二)選取樣本的考慮因素 樣本應(yīng)選取有代表性的不同場(chǎng)所,確保認(rèn)證范圍內(nèi)覆蓋的所有過(guò)程將被審核到。在所抽到的樣本中,至少25%的樣本應(yīng)隨機(jī)抽取。一個(gè)認(rèn)證周期內(nèi),每次審核所選場(chǎng)所之間的差異盡可能大。在確定好抽樣數(shù)量時(shí),針對(duì)可抽樣的場(chǎng)所,抽哪些場(chǎng)所,可考慮以下因素: 場(chǎng)所內(nèi)部審核、管理評(píng)審或以前認(rèn)證審核的結(jié)果; 投訴較多或是問(wèn)題多、管理基礎(chǔ)薄弱的場(chǎng)所; 各場(chǎng)所在規(guī)模上的顯著差異; 在倒班安排和工作程序上的差異,如果生產(chǎn)同一個(gè)產(chǎn)品,有的有倒班,有的不倒班,可能倒班的要優(yōu)先考慮; 管理體系以及在場(chǎng)所實(shí)施過(guò)程的復(fù)雜程度; 上次認(rèn)證審核后的場(chǎng)所變化,新場(chǎng)所可能優(yōu)先考慮; 對(duì)于環(huán)境管理體系,考慮環(huán)境問(wèn)題和環(huán)境因素及其關(guān)聯(lián)影響的程度; 對(duì)于職業(yè)健康安全管理體系,考慮活動(dòng)和過(guò)程相關(guān)的職業(yè)健康安全風(fēng)險(xiǎn)程度; 文化、語(yǔ)言和法律法規(guī)方面的差異,差異大的場(chǎng)所可能會(huì)優(yōu)先考慮; 地理位置的分散程度,每次審核時(shí)可考慮抽地理位置相近的場(chǎng)所; 場(chǎng)所是常設(shè)的、臨時(shí)的或虛擬的,如果存在常設(shè)多場(chǎng)所中包括臨時(shí)場(chǎng)所,按照抽樣原則抽常設(shè)多場(chǎng)所,針對(duì)某個(gè)被抽到的常設(shè)多場(chǎng)所,此場(chǎng)所的臨時(shí)場(chǎng)所也需要按照抽樣原則抽取臨時(shí)多場(chǎng)所。 結(jié)語(yǔ) 綜上所述,可知多場(chǎng)所組織的管理體系認(rèn)證審核抽樣的關(guān)鍵點(diǎn)包括:依據(jù)多場(chǎng)所組織的定義,準(zhǔn)確判定是不是多場(chǎng)所組織;摸清各個(gè)場(chǎng)所的審核范圍、管理界限、有效人數(shù)、地址、組織結(jié)構(gòu)設(shè)置、產(chǎn)品、法律地位、資質(zhì)許可等情況;摸清中心職能的組織機(jī)構(gòu),中心職能對(duì)各個(gè)場(chǎng)所的管理權(quán)限、中心職能的法律地位、資質(zhì)許可等情況;與客戶確認(rèn)各個(gè)場(chǎng)所在認(rèn)證證書中的體現(xiàn)形式的需求;結(jié)合多個(gè)場(chǎng)所的情況,確定可以抽樣的多場(chǎng)所及不可抽樣的多場(chǎng)所,可抽樣的多場(chǎng)所和不可抽樣的多場(chǎng)所可按照本文所述的方法進(jìn)行抽樣。